آموزش بستن سال مالی از طریق اکسل در حسابداری دودوتا
بانک اطلاعاتی آفلاین:
اگر بانک اطلاعاتی شما به‌صورت آفلاین است برای بستن سال مالی در برنامه حسابداری دو2تا به این صورت عمل می‌کنید.
-
در برنامه حسابداری دودوتا برخلاف سایر برنامه‌ها قبل از بستن سال مالی نیازی نیست که مانده‌حساب بانک‌ها، موجودی ریالی و تعدادی کالاها، سود و زیان و…را به‌صورت دستی کنترل کنیم زیرا برنامه دودوتا تمامی این موارد را به‌صورت خودکار کنترل و در صورت وجود مشکل به شما اخطار می‌دهد. برای این کار ابتدا وارد آیتم حسابداری در نرم افزاردو2تا شده و در صفحه‌ی بازشده بستن حساب‌ها را تائید می‌کنید.
-
اما اگر بانک اطلاعاتی شما دچار ایراد یا مشکل شده باشد در برنامه‌ی دو2تا باید حتماً سال مالی خود را از طریق فایل اکسل ببندید.
درصورتی‌که بانک اطلاعاتی شما در دو2تا آسیب دیده باشد برای بستن سال مالی خود باید به این شیوه عمل کنید:
-
وارد قسمت پشتیبان گیری شده و یک فایل پشتیبان به اسم سال مالی گذشته ذخیره می‌کنید.
مجدداً وارد صفحه ی پشتیبان گیری در دو2تا شده و روی کادر قرمز (پاک کردن اطلاعات) کلیک کرده و یک بانک اطلاعاتی خام را انتخاب و سال مالی جدید را ایجاد می‌کنید.
در قسمت پشتیبان گیری نرم‌افزار دو2تا یک فایل پشتیبان به اسم سال مالی جاری ذخیره کنید سپس فایل ذخیره‌شده‌ی سال مالی گذشته را بازیابی می‌کنید.
برای تهیه فایل اکسل از کالاها و مشتریان به این صورت عمل می‌کنید:
-
ابتدا وارد قسمت اول دوره در نرم‌افزارحسابداری دو2تاشده آیتم افزودن کالا و خدمات را انتخاب کرده و در بالای صفحه ی بازشده فایل اکسل را انتخاب و روی گزینه‌ی ذخیره کلیک می‌کنید.
-
برای ذخیره فایل اکسل مشتریان نیز به همین شیوه عمل می‌کنید.
مجددا وارد قسمت پشتیبان گیری شده و فایل پشتیبان سال مالی جاری را بازیابی می‌کنید سپس وارد قسمت اول دوره شده آیتم افزودن کالا و خدمات را انتخاب و روی آیکون اکسل کلیک، گزینه‌ی بازیابی را انتخاب وارد پوشه‌ی دو2تا شده و در فایل اکسل گزینه product(کالاها) را انتخاب و آن را بازیابی می‌کنید.
-
برای بازیابی فایل اکسل مشتریان نیز به همین شیوه عمل می‌کنید.
-
در نرم افزار دو2تا گروه‌بندی و واحد کالاها از طریق فایل اکسل ذخیره نمی‌شود و باید این موارد را به صورتی دستی در اکسل ذخیره و بازیابی کنید.
-
فاکتورها، صورت‌حساب و گزارشات از طریق فایل اکسل ذخیره نمی‌شود و برای دسترسی به این موارد می‌توانید فایل پشتیبان سال گذشته را بازیابی کنید.
بانک اطلاعاتی آنلاین:
اگر بانک اطلاعاتی شما به‌صورت آنلاین و شبکه باشد اطلاعات شما روی سرور هست و بدیهی است که عملیات پشتیبان‌گیری را خود سرور انجام می‌دهد.
-
اگر از سرور رایگان شرکت استفاده می‌کنید برای بستن سال مالی خود باید یک لایسنس جدید برای سال مالی جدید خود از شرکت به‌صورت تلفنی خریداری کنید.
-
وارد قسمت اول دوره و گزینه کالا و خدمات می‌شوید و در بالای صفحه آیتم اکسل را انتخاب و روی گزینه ذخیره فایل اکسل کلیک می‌کنید برای قسمت مشتریان نیز به همین روش اقدام می‌کنید.
-
بعد وارد قسمت تنظیمات شبکه شده در قسمت نام بانک اطلاعاتی، اسم بانک اطلاعاتی خود را به‌صورت دستی تغییر می‌دهید و نام بانک اطلاعاتی جدید که شرکت برای شما ارسال کرده را ثبت می‌کنید این کار را برای تمامی دستگاهای خود انجام دهید با رمز ادمین وارد شده و نام بانک اطلاعاتی خود را تغییر دهید.
-
مجدداً وارد اول دوره قسمت افزودن کالا و خدمات شوید روی آیتم اکسل کلیک کنید و گزینه بازیابی فایل اکسل را انتخاب کنید برای قسمت مشتریان نیز به همین روش اقدام کنید.
-
نام گروه کالا و واحد کالاها از طریق فایل اکسل بازیابی نمی‌شوند و باید مجدداً به‌صورت دستی وارد کنید
