همان گونه که می دانید در هر واحد تجاری باید اطلاعات مختص به فروشگاه را در سیستم حسابداری مالی ثبت نماییم.

مرحله اول باید مشخصات کالا و خدمات، مشتریان، فروشندگان، سهامداران، معرفی حساب، هزینه‌ها، اموال، افزودن صندوق، مشخصات فروشگاه و مالک به‌ صورت کامل وارد شود که در نرم افزار حسابداری دودوتا تمام این امکانات برای کاربر مهیا شده است.

جهت ویرایش کالا و خدمات، مشتریان، فروشندگان، سهامداران، گروه خدمات و حساب بانکی، صندوق، عنوان هزینه، تیپ قیمت، از قسمت تنظیمات استفاده نمایید و همچنین برای حذف مشتریان و فروشندگان نیز از قسمت تنظیمات لیست سیاه می توانید استفاده کنید.

لازم به ذکر است جهت حذف حساب بانک، صندوق، عنوان هزینه‌ها از قسمت تنظیمات (در صورتی که فاقد تراکنش باشد قابل حذف خواهد بود در غیر این صورت می توانید تراکنش‌های سندهای ثبت شده را حذف سپس اقدام به حذف نمایید)

روش های ثبت بارکد در نرم افزار دودوتا:

روش اول: اگر کالای شما دارای بارکد می باشد، بارکد درج‌ شده بر روی کالا را به صورت تایپ شده در کادر با استفاده از بارکد خوان های نرم افزاری، دوربین گوشی، نرم افزارهای بارکد خوان و کیو آر و یا دستگاه های سخت افزاری بارکد خوان بخوانید.

روش دوم: در این روش به‌صورت پیش ‌فرض و بر اساس دسته‌بندی‌ های مربوطه، کد مورد نظر را وارد نمایید (برای نمونه: کالاهای پرفروش را از عدد 1 تا 100 در نظر بگیرید اما برای پیش‌بینی و احتمال افزایش تعداد کالاها، گروه‌ بعدی کالا را از عدد 400 در نظر بگیرید تا با مشاهده اعداد، تشخیص گروه و نام کالا برای شما آسان تر باشد) همچنین این نرم‌افزار این امکان را به شما می دهد که به‌صورت خودکار و به ترتیب بارکد بعدی را اضافه کنید و یا می توانید از كيبورد کامپیوتر و موبایل برای وارد کردن بهتر و سریع تر بارکد نیز استفاده نمایید.

روش های ثبت فاکتور، ویرایش و انبارگردانی:

نرم‌افزار بارکد خوان با استفاده از دوربین دستگاه

تایپ بارکد یا قسمتی از نام محصول یا حروف ابتدای سیلاب های کالا

استفاده از بارکد خوان‌های سخت افزاری اکسترنال تک بعدی، دوبعدی، کیو آر، ترازوهای دیجیتالی و…

ثبت مبلغ خرید و فروش در افزودن کالا و خدمات:

نام کالا، تعداد کالا، مبلغ خرید و فروش کالا و همچنین تیپ قیمت را ثبت نمایید. زمانی که کالایی را تعریف می کنید در صورت وارد کردن تعداد صفر، فقط نام کالا، بدون ثبت سند اول دوره ثبت می شود و سند حسابداری آن در زمان ثبت اولین تراکنش (فاکتور خرید، فروش و برگشت) در دفاتر اضافه می گردد.

در صورت ارائه‌ی خدمات، در زمان تعریف کالا مبلغ خرید را صفر و مبلغ فروش را به مبلغ خدمات ارائه شده تعریف کنید.

برای ثبت کالاهای مصرفی که فاقد فاکتور هستند مبلغ خرید و تعداد را با قیمت واقعی و قیمت فروش را به مبلغ صفر وارد کنید.

تیپ قیمت یا چند نرخی:

برای اعمال تیپ قیمت پس از انتخاب بخش اول دوره و افزودن کالا و خدمات آیکنی که به شکل علامت + می باشد را انتخاب می کنیم. با هر بار فشردن علامت + ما می توانیم تا 10 بار تیپ قیمت موردنظر را به صورت های مختلف از یک روزه و یک هفته گرفته تا چکی چندماهه، عمده فروشی، خرده فروشی و… برای کالا و خدمات موردنظرمان تعیین نماییم.

قبل از تائید تیپ قیمت، کادری برای ما نمایش داده می شود که اگر تیک گزینه‌ی موردنظر را انتخاب کنیم درصد تیپ قیمت برای تمامی کالاها و خدماتی که از قبل ثبت شده است تا آخرین موردی که به تازگی اضافه کرده ایم محاسبه و بر روی آن‌ ها اعمال می شود.

پس از ایجاد تیپ قیمت دو کادر مختلف را مشاهده می کنید که می توانیم در یکی از آن ها قیمتی که در نظر گرفته ایم و در یکی دیگر میزان درصد را مشخص کنیم تا بعدا با انتخاب کالا در بخش های مختلف مانند کاتالوگ محصولات، بخش تورم و فاکتور فروش کالا یا خدمات را برای تیپ قیمت موردنظر انتخاب نماییم.

نکته: چنانچه با انتخاب یکی از تیپ قیمت هایی که از قبل تعیین شده است با عدد صفر مواجه شدید، منظور این است که شرایط فروش با تیپ قیمت موردنظر برای آن کالا یا خدمت وجود ندارد و تیپ قیمتی که انتخاب کردید شامل آن نمی شود.

اعمال تیپ قیمت در آیتم کاتالوگ محصولات:

با انتخاب گزینه‌ی انبار و فشردن آیکن مربوط به کاتالوگ محصولات این امکان وجود دارد که از کالا و خدماتی که تیپ قیمت بر روی آن اعمال شده است، فایل خروجی PDF تهیه نماییم. فایل تولید شده تعداد، قیمت، نوع و… را به صورت یک لیست در اختیار ما قرار می دهد تا بتوانیم علاوه بر اشتراک گذاری آن در شبکه‌های اجتماعی در صورت تمایل آن را چاپ نماییم.

ثبت مشخصه های کالا:

در صورتی که میخواهید چند گروه مختلف را ثبت و یا چند انباری هستید برای تفکیک ساده تر و سریع تر کالاهای مشابه، از قسمت ثبت مشخصه ها استفاده نمایید.

در زمان ثبت فاکتورها، انبار گردانی، گزارش کالا و خدمات، تولید کاتالوگ محصولات و اعمال تورم از فیلتر های ترکیبی گروه ها می توانید استفاده نمایید.

برای تفکیک کالا ها باید ابتدا اطلاعات مشخصه اول، دوم و سوم را تکمیل نمایید. بعد از ثبت کالا، مشخصه به صورت اتوماتیک در بانک اطلاعاتی به صورت دائم ذخیره می شود و برای تسریع در عملیات و ثبت کالای بعدی این مشخصه حذف نمی گردد.

برای استفاده از مشخصه های ثبت شده قبلی تنها کافیست چند حرف اول مشخصه را تایپ کنید تا به صورت لیست انتخاب نمایش داده شود.

در قسمت تنظیمات می توانید نمایش یا عدم نمایش مشخصه ها را در منو های مختلف فعال یا غیر فعال نمایید.