banke soalat

آموزش افزودن کالا و خدمات در نرم افزار حسابداری دودوتا

آموزش اول دوره

افزودن کالا و خدمات

همان گونه که می دانید در هر واحد تجاری باید اطلاعات مختص به فروشگاه را در سیستم حسابداری مالی ثبت نماییم.

مرحله اول باید مشخصات کالا و خدمات، مشتریان، فروشندگان، سهامداران، معرفی حساب، هزینه‌ها، اموال، افزودن صندوق، مشخصات فروشگاه و مالک به‌ صورت کامل وارد شود که در نرم افزار حسابداری دودوتا تمام این امکانات برای کاربر مهیا شده است.

افزودن کالا و خدمات
افزودن کالا و خدمات 2

ابتدا گروه‌های انبار، کالا یا خدمات خود را با نام مورد نظر ایجاد نمایید، سپس جهت ثبت اولیه کالا، گروه کالا را مشخص و اطلاعات تکمیلی مربوطه را وارد نمایید. با گروه بندی های مختلفی که در اختیار شما قرارداده شده این امکان برای کاربر به وجود آمده است که، گروه های تعریف شده را در قسمت تورم و ثبت فاکتور به تفکیک این گروه بندی ها از گزینه‌ی دسته‌بندی‌ها انتخاب و استفاده نماید.

افزودن کالا و خدمات 3
افزودن کالا و خدمات 4

جهت ویرایش کالا و خدمات، مشتریان، فروشندگان، سهامداران، گروه خدمات و حساب بانکی، صندوق، عنوان هزینه، تیپ قیمت، از قسمت تنظیمات استفاده نمایید و همچنین برای حذف مشتریان و فروشندگان نیز از قسمت تنظیمات لیست سیاه می توانید استفاده کنید.

لازم به ذکر است جهت حذف حساب بانک، صندوق، عنوان هزینه‌ها از قسمت تنظیمات (در صورتی که فاقد تراکنش باشد قابل حذف خواهد بود در غیر این صورت می توانید تراکنش‌های سندهای ثبت شده را حذف سپس اقدام به حذف نمایید)

ویرایش و حذف
ویرایش و حذف 2

روش های ثبت بارکد در نرم افزار دودوتا:

روش اول: اگر کالای شما دارای بارکد می باشد، بارکد درج‌ شده بر روی کالا را به صورت تایپ شده در کادر با استفاده از بارکد خوان های نرم افزاری، دوربین گوشی، نرم افزارهای بارکد خوان و کیو آر و یا دستگاه های سخت افزاری بارکد خوان بخوانید.

روش دوم: در این روش به‌صورت پیش ‌فرض و بر اساس دسته‌بندی‌ های مربوطه، کد مورد نظر را وارد نمایید (برای نمونه: کالاهای پرفروش را از عدد 1 تا 100 در نظر بگیرید اما برای پیش‌بینی و احتمال افزایش تعداد کالاها، گروه‌ بعدی کالا را از عدد 400 در نظر بگیرید تا با مشاهده اعداد، تشخیص گروه و نام کالا برای شما آسان تر باشد) همچنین این نرم‌افزار این امکان را به شما می دهد که به‌صورت خودکار و به ترتیب بارکد بعدی را اضافه کنید و یا می توانید از كيبورد کامپیوتر و موبایل برای وارد کردن بهتر و سریع تر بارکد نیز استفاده نمایید.

روش های ثبت فاکتور، ویرایش و انبارگردانی:

نرم‌افزار بارکد خوان با استفاده از دوربین دستگاه

تایپ بارکد یا قسمتی از نام محصول یا حروف ابتدای سیلاب های کالا

استفاده از بارکد خوان‌های سخت افزاری اکسترنال تک بعدی، دوبعدی، کیو آر، ترازوهای دیجیتالی و…

ثبت بارکد

ثبت مبلغ خرید و فروش در افزودن کالا و خدمات:

نام کالا، تعداد کالا، مبلغ خرید و فروش کالا و همچنین تیپ قیمت را ثبت نمایید. زمانی که کالایی را تعریف می کنید در صورت وارد کردن تعداد صفر، فقط نام کالا، بدون ثبت سند اول دوره ثبت می شود و سند حسابداری آن در زمان ثبت اولین تراکنش (فاکتور خرید، فروش و برگشت) در دفاتر اضافه می گردد.

در صورت ارائه‌ی خدمات، در زمان تعریف کالا مبلغ خرید را صفر و مبلغ فروش را به مبلغ خدمات ارائه شده تعریف کنید.

برای ثبت کالاهای مصرفی که فاقد فاکتور هستند مبلغ خرید و تعداد را با قیمت واقعی و قیمت فروش را به مبلغ صفر وارد کنید.

ثبت مبلغ خرید و فروش

تیپ قیمت یا چند نرخی:

برای اعمال تیپ قیمت پس از انتخاب بخش اول دوره و افزودن کالا و خدمات آیکنی که به شکل علامت + می باشد را انتخاب می کنیم. با هر بار فشردن علامت + ما می توانیم تا 10 بار تیپ قیمت موردنظر را به صورت های مختلف از یک روزه و یک هفته گرفته تا چکی چندماهه، عمده فروشی، خرده فروشی و… برای کالا و خدمات موردنظرمان تعیین نماییم.

قبل از تائید تیپ قیمت، کادری برای ما نمایش داده می شود که اگر تیک گزینه‌ی موردنظر را انتخاب کنیم درصد تیپ قیمت برای تمامی کالاها و خدماتی که از قبل ثبت شده است تا آخرین موردی که به تازگی اضافه کرده ایم محاسبه و بر روی آن‌ ها اعمال می شود.

پس از ایجاد تیپ قیمت دو کادر مختلف را مشاهده می کنید که می توانیم در یکی از آن ها قیمتی که در نظر گرفته ایم و در یکی دیگر میزان درصد را مشخص کنیم تا بعدا با انتخاب کالا در بخش های مختلف مانند کاتالوگ محصولات، بخش تورم و فاکتور فروش کالا یا خدمات را برای تیپ قیمت موردنظر انتخاب نماییم.

نکته: چنانچه با انتخاب یکی از تیپ قیمت هایی که از قبل تعیین شده است با عدد صفر مواجه شدید، منظور این است که شرایط فروش با تیپ قیمت موردنظر برای آن کالا یا خدمت وجود ندارد و تیپ قیمتی که انتخاب کردید شامل آن نمی شود.

اعمال تیپ قیمت در آیتم کاتالوگ محصولات:

با انتخاب گزینه‌ی انبار و فشردن آیکن مربوط به کاتالوگ محصولات این امکان وجود دارد که از کالا و خدماتی که تیپ قیمت بر روی آن اعمال شده است، فایل خروجی PDF تهیه نماییم. فایل تولید شده تعداد، قیمت، نوع و… را به صورت یک لیست در اختیار ما قرار می دهد تا بتوانیم علاوه بر اشتراک گذاری آن در شبکه‌های اجتماعی در صورت تمایل آن را چاپ نماییم.

تیپ قیمت یا چند نرخی:

برای اعمال تیپ قیمت پس از انتخاب بخش اول دوره و افزودن کالا و خدمات آیکنی که به شکل علامت + می باشد را انتخاب می کنیم. با هر بار فشردن علامت + ما می توانیم تا 10 بار تیپ قیمت موردنظر را به صورت های مختلف از یک روزه و یک هفته گرفته تا چکی چندماهه، عمده فروشی، خرده فروشی و… برای کالا و خدمات موردنظرمان تعیین نماییم.

قبل از تائید تیپ قیمت، کادری برای ما نمایش داده می شود که اگر تیک گزینه‌ی موردنظر را انتخاب کنیم درصد تیپ قیمت برای تمامی کالاها و خدماتی که از قبل ثبت شده است تا آخرین موردی که به تازگی اضافه کرده ایم محاسبه و بر روی آن‌ ها اعمال می شود.

پس از ایجاد تیپ قیمت دو کادر مختلف را مشاهده می کنید که می توانیم در یکی از آن ها قیمتی که در نظر گرفته ایم و در یکی دیگر میزان درصد را مشخص کنیم تا بعدا با انتخاب کالا در بخش های مختلف مانند کاتالوگ محصولات، بخش تورم و فاکتور فروش کالا یا خدمات را برای تیپ قیمت موردنظر انتخاب نماییم.

نکته: چنانچه با انتخاب یکی از تیپ قیمت هایی که از قبل تعیین شده است با عدد صفر مواجه شدید، منظور این است که شرایط فروش با تیپ قیمت موردنظر برای آن کالا یا خدمت وجود ندارد و تیپ قیمتی که انتخاب کردید شامل آن نمی شود.

اعمال تیپ قیمت در آیتم کاتالوگ محصولات:

با انتخاب گزینه‌ی انبار و فشردن آیکن مربوط به کاتالوگ محصولات این امکان وجود دارد که از کالا و خدماتی که تیپ قیمت بر روی آن اعمال شده است، فایل خروجی PDF تهیه نماییم. فایل تولید شده تعداد، قیمت، نوع و… را به صورت یک لیست در اختیار ما قرار می دهد تا بتوانیم علاوه بر اشتراک گذاری آن در شبکه‌های اجتماعی در صورت تمایل آن را چاپ نماییم.

تیپ قیمت
تعیین تیپ قیمت

جهت ثبت اطلاعات تکمیلی از گزینه دسته بندی، تصویر، واحد استفاده نمایید

ثبت مشخصه های کالا:

در صورتی که میخواهید چند گروه مختلف را ثبت و یا چند انباری هستید برای تفکیک ساده تر و سریع تر کالاهای مشابه، از قسمت ثبت مشخصه ها استفاده نمایید.

در زمان ثبت فاکتورها، انبار گردانی، گزارش کالا و خدمات، تولید کاتالوگ محصولات و اعمال تورم از فیلتر های ترکیبی گروه ها می توانید استفاده نمایید.

برای تفکیک کالا ها باید ابتدا اطلاعات مشخصه اول، دوم و سوم را تکمیل نمایید. بعد از ثبت کالا، مشخصه به صورت اتوماتیک در بانک اطلاعاتی به صورت دائم ذخیره می شود و برای تسریع در عملیات و ثبت کالای بعدی این مشخصه حذف نمی گردد.

برای استفاده از مشخصه های ثبت شده قبلی تنها کافیست چند حرف اول مشخصه را تایپ کنید تا به صورت لیست انتخاب نمایش داده شود.

در قسمت تنظیمات می توانید نمایش یا عدم نمایش مشخصه ها را در منو های مختلف فعال یا غیر فعال نمایید.

ثبت مشخصه کالا
ثبت مشخصه کالا 2

پیشنهاد می شود مشاغلی که کالای پرتعداد برای فروش دارند مانند کفش فروشی ها، بوتیک های مردانه و زنانه، کالا ورزشی ها و… جهت سهولت در ثبت کالا و جلوگیری از تایپ مجدد با انتخاب و فعال سازی تیک افزودن متن مشخصه‌ها به ابتدای نام کالا/خدمات، کالای جدید را با تغییر در مشخصه‌ها ثبت نمایند.

به عنوان مثال زمانی که شخص فروشنده در کفش فروشی قصد داشته باشد یک مدل از انواع کفش را مانند کفش بچه گانه برای مشتری پیدا کند، می تواند در بخش فاکتور فروش کالای موردنظر را بر اساس نام کالایی که ثبت کرده است جستجو، یا گروه کالا را انتخاب نماید و براساس مشخصه ای که قبلا ثبت کرده است مانند سایز کفش، رنگ، مدل و… به راحتی کفش را پیدا کند. در صورتی که موجودی کالای موردنظر کافی نباشد هیچ کالایی نمایش داده نمی شود.

با فعال نمودن تیک افزودن متن، مشخصه هایی که تعیین شده است را می توانید به عنوان چند سیلاب در بخش نام کالا مشاهده نمایید، همچنین در صورتی که قصد داشته باشید نام گروه کالا یا خدمات را به عنوان بخشی از نام کالا مشاهده نمایید می توانید تیک گزینه‌ی گروه را نیز فعال نمایید.

ثبت مشخصه کالا
فاکتور فروش
جستجوی کالا

لوکیشن کالا:

برای دسترسی سریع کارکنان تازه کار به اجناس موجود در انبارها، طبقات، رگال ها، قفسه ها و … مکان کالاها را وارد نمایید تا در زمان ثبت فاکتور، انبارگردانی و همچنین کاتالوگ محصولات مکان کالا نمایش داده شود.

در قسمت تنظیمات می توانید نمایش یا عدم نمایش لوکیشن کالاها را در منوهای مختلف فعال یا غیر فعال نمایید.

لوکیشن

تاریخ انقضاء:

یکی از قابلیت های ویژه در نرم افزار حسابداری دودوتا، ثبت تاریخ انقضای کالا می باشد، شما می توانید با انتخاب آیکن مربوطه تاریخ شمسی یا میلادی را انتخاب و یا در قسمت تاریخ انقضا تعداد روزهایی که به پایان تاریخ انقضاء کالا مانده را وارد کنید تا در زمان ورود به نرم افزار اخطار کالاهای تاریخ مصرف گذشته نمایش داده شود.

تاریخ انقضا
تاریخ انقضا 2

حداکثر و حداقل مبلغ فروش:

در این قسمت می توانید حداکثر و حداقل مبلغ فروش را به‌صورت درصدی وارد کنید. حداکثر مبلغ فروش نشان می دهد که اگر در زمان فروش کالا، سود فروش این کالا از درصدی که ثبت کرده اید بیشتر شود به کاربر اخطار دهد و حداقل مبلغ فروش نیز نشان می دهد که اگر سود فروش این کالا از درصدی که ثبت کرده اید کمتر باشد به شما اخطار دهد.

هشدار های حداقل و حداکثر سود در زمان تغییر مبلغ در ثبت فاکتور نشان داده می شود و خطاهای تایپی تعداد ارقام را به شدت کاهش می دهند.

حداکثر و حداقل مبلغ فروش

شما می توانید برای تعیین واحد کالا از لیست موجود واحد مورد نظر را انتخاب و در صورتی که واحد موردنظر در لیست موجود نباشد می توانید با ثبت واحد جدید و انتخاب تیک تائید، کالای جدیدی را به لیست اضافه نمایید.

تعیین واحد
افزودن واحد جدید

خرید هوشمند:

در این مرحله می توانید شخصی را که کالای خود را از آن خریداری کرده اید (تامین کننده کالا) با کلیک بر روی نشانگر جستجو، انتخاب کنید و سپس در صورتی که شخص مورد نظر در لیست شما موجود نباشد با کلیک بر روی این گزینه + می توانید فروشنده جدید را به لیست موردنظر اضافه کنید.

با تکمیل فیلد نقطه سفارش، هر گاه موجودی کالا در انبار به حد نصاب برسد نرم افزار به طور اتوماتیک هشدار اتمام کالا و رسیدن به نقطه سفارش را در زمان ثبت فاکتور اعلام می کند. با توجه به تعداد ستاره کالا و فیلد تعداد در ثبت سفارش هوشمند در نهایت اقدام به ثبت پیش فاکتور خرید در منوی خرید هوشمند می کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با خرید هوشمند، می توانید در منوی اصلی نرم افزار به آیتم خرید و فروش مراجعه کنید.

خرید هوشمند
انتخاب و اضافه نمودن فروشنده
ثبت اطلاعات فروشنده

درجه بندی افزودن کالا و خدمات:

در این مرحله می توانید در قسمت درجه بندی کالا با کلیک بر روی ستاره به کالای خود از یک تا سه ستاره امتیاز دهید.

تعداد ستاره های کالا در موارد زیر تاثیر گذار می باشد:

بالا گرفتن کالاها در لیست در صورت تنظیم نمایش کالا بر اساس ستاره کالاها

در نمایش یا عدم نمایش پی در پی هشدار کالاهای به حد نقطه سفارش

ثبت یا عدم ثبت در پیش فاکتورهای خرید هوشمند

جهت تخصیص تصاویر (کالا) از روش گرفتن عکس از کالا و یا انتخاب از گالری می توانید استفاده نمایید.

تصویر یا تصاویر انتخاب شده در موارد زیر کاربرد دارد:

در تولید کاتالوگ محصولات کالا، تصویر هر کالا در کنار همان محصول نمایش داده می شود و در قسمت تنظیمات نمایش، عدم نمایش و سایز نمایش تصویر را می توانید مدیریت کنید.

ثبت فاکتور در زمان انتخاب کالا در سه حالت مختلف (منوی تم ساده، روشن و تاریک) آخرین تصویر نمایش داده می شود که با انتخاب طولانی تصویر گالری، تصاویر قابل مشاهده می باشد. با این عملیات، در ثبت کالا اشتباه را به حداقل می رسانید و مشتری می تواند به راحتی تصویر کالا را مشاهده نماید.

در عملیات انبار گردانی نمایش همزمان تصویر کالا می تواند بسیار کمک کننده باشد.

اگر کالای شما بر اساس چیدمان در قفسه‌ها ثبت شده باشد و در زمان ثبت کالا ترتیب نمایش بر اساس ثبت کالا به صورت صعودی مرتب شده باشد تمام کالاها پشت سر هم قرار می گیرند و نیازی به انتخاب نیست فقط با شمارش کالا و مقایسه تعداد سرعت عملیات، انبار گردانی بسیار ساده تر و سریع تر خواهد شد.

درجه بندی کالا
آموزش رایگان حسابداری دودوتا

[bbp-single-topic id=7247]